Rittenregistratie

Rittenregistratie is de tegenhanger van bijtelling. Wanneer je een auto van de zaak rijdt wil de Belastingdienst weten of je meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt. Ongeacht de leasevorm, of je zelf de eigenaar van de auto bent, of tijdelijk de auto in gebruik hebt, die cijfers moet je kunnen overleggen. Kun je dat niet? Dan kun je een fikse boete verwachten.

In de wet staat dat je bijtelling moet betalen over de leaseauto, tenzij je kunt bewijzen dat je niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden met jouw auto van de zaak. De makkelijkste manier om dit bij te houden is middels rittenregistratie.

Waar moet een rittenregistratie aan voldoen? Volgens de uitvoeringsregeling, moet er minimaal het volgende in de rittenregistratie staan:

•  Merk, type en kenteken van de auto;

•  Periode van terbeschikkingstelling van de auto; en

•  Per rit:

1. datum;
2. beginstand en eindstand van de kilometerteller;
3. beginadres en eindadres;
4. de gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke;
5. het karakter van de rit.

De eerste twee punten zijn meestal vaste gegevens. Voor de periode dat je de auto beschikbaar hebt neem je een langere periode dan enkel de dag. Rijd je bijvoorbeeld vanaf 3 oktober in deze auto, dan is de periode van terbeschikkingstelling dus 3 oktober tot en met 31 december van dat jaar. Vergeet daarna niet om ook per rit de datum te noteren.

Je kan ervoor kiezen om in een boekje, Excel-bestand of online handmatig je ritten te registreren, maar het is veel makkelijker om dit automatisch te registreren. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van een mobiele applicatie, of kastje met gps-tracking. Je moet dan alleen nog aangeven of het een rit met een zakelijk of een privékarakter is, maar de datum, de kilometerstanden en de route hoef je zelf niet meer bij te houden.

Tip: Wij raden je aan om minstens één keer per maand de kilometerstand van de auto te vergelijken met de kilometerstand van de applicatie! Hier kan namelijk een kleine afwijking in zitten omdat een gps systeem een lange weg aflegt via een satelliet en terug. Maak een aantekening van die afwijking en je kunt weer verder.

Een ander punt waar je even op moet letten is de bewaartijd van de gps-gegevens. Dit kan de Belastingdienst tot 7 jaar terug opvragen. Mocht het gps-systeem jouw ritgegevens na een paar weken automatisch verwijderen, dan kun je de rittenregistratie dus niet laten zien. Let er dan goed op dat je de gegevens tijdig ergens anders opslaat.

Bekijk ook de veelgestelde vragen over rittenregistratie.

Wil je geen bijtelling betalen? Kies dan voor rittenregistratie. Hoewel rittenregistratie administratief vaak wat omvangrijker is dan bijtelling betalen, kan het wél je veel voordeel opleveren wanneer je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt. Weet je dat je deze grens jaarlijks overschrijdt? Dan is het verstandiger en goedkoper om voor de bijtellingsregeling te kiezen.

Meer weten over de voordelen van rittenregistratie of wil je graag advies over dit onderwerp? Neem contact op met onze ervaren Lease Adviseurs.

Meer informatie over fiscale voordelen?