Reiskostenvergoeding is een vergoeding die je ontvangt voor zakelijk gereden kilometers. Deze vergoeding kun je als ondernemer uitkeren aan jouw personeel, maar je hebt er ook zelf recht op. Op belastinggebied zijn er verschillende reiskostenvergoeding-regelingen voor ondernemers:
- Reiskostenvergoeding als werkgever voor personeel
- Reiskostenvergoeding voor zzp’ers en ondernemers
Reiskostenvergoeding werkgever
Als werkgever mag je jouw personeel een reiskostenvergoeding geven voor de kilometers die zij maken met hun eigen vervoermiddel. Dit geldt ook voor jezelf wanneer je de directeur bent van jouw eigen bv.
Is het betalen van de reiskostenvergoeding verplicht? Nee, of je reiskosten vergoed mag je helemaal zelf weten. Ook bepaal je zelf hoe hoog die vergoeding is, tenzij dit anders in de CAO is vermeld. Fiscaal gezien is er echter wel een maximum: de gerichte vrijstelling voor reiskosten is € 0,21 per zakelijke kilometer.
Betaal je jouw personeel op jaarbasis gezien niet meer dan € 0,21 per zakelijke kilometer? Dan is de reiskostenvergoeding belastingvrij: de bruto reiskostenvergoeding kun je dan netto uitbetalen. Kom je gemiddeld gezien hoger uit dan € 0,21 per zakelijke kilometer? Dan is het bedrag dat daar bovenuit komt belast met btw. De berekening is redelijk simpel: je berekent wat jouw werknemer in een jaar heeft ontvangen voor zijn reiskosten en je deelt dat door de zakelijke kilometers (inclusief woon-werkverkeer) die hij in dat jaar heeft gereden.
Voorbeeld reiskostenvergoeding berekenen
Ontvangen reiskostenvergoeding 2023 € 1.000
Situatie 1: In 2022 gereden zakelijke kilometers 6.000
Situatie 2: In 2022 gereden zakelijke kilometers 3.000
Situatie 1: € 1.000 / 6.000 km = € 0,17. Dit is minder dan € 0,21 dus het totale bedrag is vrijgesteld.
Situatie 2: € 1.000 / 3.000 km = € 0,33. Dit is meer dan € 0,21 per kilometer. In dat geval wordt het meerdere belast. Vrijgesteld 3.000 km x € 0,21 = € 630. Belast = € 1.000 - € 630 = € 370
Meer informatie hierover kun je vinden in hoofdstuk 23 van het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.
Reiskostenvergoeding zzp’ers en ondernemers
Ook als ondernemer mag je jezelf een reiskostenvergoeding geven voor de ritten met jouw eigen vervoermiddel. Deze regeling werkt net iets anders dan de reiskostenvergoeding voor de werknemers uit de vorige paragraaf.
Hoe werkt de reisvergoeding voor zzp’ers? Ook jij mag € 0,21 per zakelijke kilometer rekenen. Om de totale jaarlijkse reiskostenvergoeding te berekenen kijk je naar de zakelijke kilometers die je in dat jaar met jouw eigen vervoermiddel hebt gereden. Deze vermenigvuldig je met € 0,21.
Voorbeeld
In 2023 met eigen vervoer gereden zakelijke kilometers: 6.000
Berekening reiskostenvergoeding 2023: 6.000 km x € 0,21 = € 1.260
Wat zijn de verschillen?
Hoewel we dit in de praktijk wel een reiskostenvergoeding noemen, is dit voor ondernemers eigenlijk een kostenaftrekbeperking. Per saldo betekent dit dat je de kosten die je voor jouw privévervoermiddel maakt niet af mag trekken van de winst van jouw onderneming, maar ter compensatie daarvan een vast bedrag per kilometer als aftrekpost krijgt. De € 1.260 uit het bovenstaande voorbeeld is dus een bruto bedrag waarmee je de winst van jouw bedrijf kunt verlagen. Omdat je hierdoor minder winst hebt, betaal je dus per saldo minder inkomstenbelasting.
Aanpassingen reiskostenvergoeding 2024
Wat verandert er in de reiskostenvergoeding? De zakelijke kilometervergoeding stond al sinds 2006 op € 0,19 per zakelijke kilometer. Op Prinsjesdag 2022 is bekend gemaakt dat dit bedrag per 1 januari 2023 omhoog gaat, vanaf heden betekent dit dus dat het € 0,21 per zakelijke kilometer is. Er zijn zelfs plannen om de reiskostenvergoeding per 1 januari 2024 nog een keer te verhogen. Waarschijnlijk wordt het vanaf die datum € 0,22.
Meer weten?
Meer weten over de reiskostenvergoeding voor ondernemers? Onze Lease Adviseurs vertellen je er graag meer over.