Checklist: Je eerste jaar als ondernemer

Leestijd 8 minuten.

Je bent er helemaal klaar voor. Je eigen bedrijf, je eigen klanten, je eigen koers. Maar in je eerste jaar ondernemen komt er ook een hoop op je af waar niemand je van tevoren voor waarschuwt. Daarom zetten wij de vier belangrijkste dingen voor je op een rij zodat jij goed kan starten.

✓  Inschrijven bij de KvK

✓  Btw-nummer ontvangen en weten wanneer je btw-aangifte doet

✓  Je boekhouding vanaf dag 1 op orde

✓  Je zakelijke auto slim regelen: privé of zakelijk rijden

Alles begint bij de Kamer van Koophandel. Je schrijft je bedrijf in vanaf een week voordat je start tot uiterlijk een week erna. Daarmee krijg je je KvK-nummer en dat moet op elke factuur staan die je verstuurt. Zonder inschrijving kun je dus geen correcte factuur maken.

Kies bij de inschrijving ook je rechtsvorm. De meeste starters beginnen met een eenmanszaak. Dat is makkelijk op te zetten en je profiteert van de startersaftrek, als je aan de voorwaarden voldoet.

Heb je een eenmanszaak of vof? Dan geeft de KvK je inschrijving door aan de Belastingdienst. Binnen een paar weken krijg je twee nummers: je btw-identificatienummer, dat op je facturen en website hoort, en je omzetbelastingnummer, dat je gebruikt voor je aangifte.

Check meteen hoe vaak je aangifte moet doen. Voor de meeste ondernemers is dat per kwartaal. De aangifte en de betaling moeten dan binnen zijn vóór het einde van de maand na het kwartaal. Zet die data dus direct in je agenda.

Verwacht je minder dan €20.000 omzet per jaar? Dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent dan geen btw, maar je kunt ook geen btw terugvragen. Ook niet op een auto. Ben je van plan een auto zakelijk aan te schaffen? Reken dan eerst even uit wat voor jou voordeliger is.

Bonnetjes bewaren dus. En niet in een schoenendoos. Je bent wettelijk verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Een simpel boekhoudprogramma waar je bonnetjes direct in fotografeert, scheelt je aan het einde van het kwartaal een hoop gezoek.

✓  Open een aparte zakelijke rekening, zodat zakelijk en privé gescheiden blijven

✓  Bewaar alle facturen en bonnetjes, ook digitaal

✓ Houd je uren bij: voor de ondernemersaftrek moet je aan het urencriterium van 1.225 uur per jaar voldoen

✓ Rijd je zakelijk? Hou vanaf de eerste rit een kilometerregistratie bij

Rijd je voor je bedrijf? Dan maak je een keuze die veel ondernemers niet bewust maken: zet je de auto privé of op de zaak? Die keuze heeft gevolgen voor je bijtelling, je btw-aftrek en welke kosten je mag aftrekken. En hoe eerder je dat goed regelt, hoe meer je eruit haalt.

Staat de auto privé, maar rijd je er ook zakelijk mee? Dan trek je een vast bedrag van €0,25 per zakelijke kilometer af van je winst. Je betaalt geen bijtelling, maar je kunt de aanschaf, verzekering en het onderhoud ook niet als kosten opvoeren. Rijd je weinig zakelijk? Dan is dit vaak de simpelste keuze.

Zet je de auto op de zaak? Dan zijn de autokosten bedrijfskosten. Denk aan afschrijving, brandstof of laden, verzekering, onderhoud en bij financial lease de rente. Die gaan ten laste van je winst.

Rij je meer dan 500 kilometer per jaar privé? Dan betaal je bijtelling. In 2026 is dat voor een elektrische auto nog 18% en in 2027 20% over de eerste €30.000 van de cataloguswaarde en 22% over het deel daarboven. Voor benzine, diesel en hybride is het 22%. Als ondernemer met een eenmanszaak is je bijtelling nooit hoger dan de autokosten die je op je winst boekt.

Rijd je echt niet meer dan 500 kilometer privé? Dan betaal je geen bijtelling. Wel moet je dat kunnen aantonen met een sluitende kilometerregistratie.

Koop je de auto zakelijk en ben je btw-ondernemer? Dan vraag je de btw op de aankoopprijs terug. Dat scheelt meteen flink op de investering. Rij je de auto ook privé? Dan betaal je jaarlijks een btw-correctie voor dat privégebruik. Die is 2,7% van de cataloguswaarde in de eerste 4 jaar en vanaf het vijfde jaar na het jaar van ingebruikname 1,5%. Dit geldt overigens niet als je een margeauto hebt gekocht. Hou je een kilometerregistratie bij? Dan mag je de correctie ook baseren op je werkelijke privékilometers.

Of de auto privé of zakelijk is, leg je in principe vast op het moment dat je hem aanschaft of in je bedrijf inbrengt. Achteraf omzetten kan niet zomaar. En een gemiste btw-teruggave of een ontbrekende kilometerregistratie haal je later niet meer in. Regel het dus op tijd. Dan bespaar je jezelf drie maanden later het gevoel van: had ik dit maar eerder geweten.

Een auto op de zaak klinkt mooi, maar een groot bedrag in één keer neerleggen in je eerste jaar? Dat hoeft niet. Met financial lease word je direct economisch eigenaar van de auto en betaal je in vaste maandtermijnen. Zo hou je je geld vrij voor je bedrijf.

✓  Je schrijft de auto af en trekt het rentedeel van je termijnen af als bedrijfskosten

✓  Je vraagt de btw op de aankoopprijs in één keer terug

✓  Geen kilometergrens: rijd zakelijk en privé zoveel je wil

✓  In veel gevallen geen jaarcijfers nodig

Weet je nog niet welke auto bij jouw bedrijf past? 

Doe de keuzehulp